Tổng hợp Kỹ Năng Cuộc Sống KỹNăngCuộcSống.Vn
ĐIỀU KIỆN NỀN TẢNG ĐỂ THỰC HIỆN ƯỚC MUỐN?
Ước muốn => Kế hoạch => Thực thi (Nhất thống với nhau – là nền tảng quan trọng trong việc biến ý tưởng thành hiện thực)
GIẤC MƠ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
- Tạo ra tính đồng bộ trong công ty
- Tất cả nguồn lực cùng hướng về mục tiêu chung của công ty
CMS LÀ GÌ?
- Là 1 phương pháp quản lý
- Hiển thị bằng các tài liệu quản lý cho các cấp lãnh đạo có thẩm quyền ban hành
- Nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của công ty thông qua việc đồng bộ hóa guồng máy hoạt động
=> Sự lựa chọn của công ty sẽ vạch ra những con đường (chiến lược công ty) và những nhiệm vụ được từng cá nhân thực hiện (CMS) sẽ đưa công ty đi từ thực trạng đến tương lai
CMS CÓ THỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ GÌ?
- Thống nhất ngôn ngữ chung cho mọi nhân viên
- Liên kết các hoạt động cá nhân với tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của công ty
NHỮNG MÔ HÌNH PHỔ BIẾN VỀ CMS?
- Lean 6 Sigma
- Balanced Scorecard (BSC)
- Enterprise Resource (ERP)
- ISO
CMS THEO MÔ HÌNH QUẢN TRỊ CỦA PACE
- Lãnh đạo = [Chiến lược + Đội ngũ]
- Đội ngũ = [Con người + HỆ THỐNG + Văn hóa]
THIẾT LẬP CMS LÀ LÀM GÌ?
Biên soạn các quy chế quản trị công ty, gồm các tài liệu quản lý cơ bản sau:
- Cơ cấu tổ chức quản lý
- Phân công phân nhiệm
- Quy trình phối kết hợp
- Chính sách vận hành
TÓM LẠI VỀ CMS?
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức trong công ty
- Quy chế hoạt động của các bộ phận
- Bản mô tả công việc và bản phân công
- Hệ thống quy trình phối kết hợp
- Hệ thống chính sách vận hành
- Hệ thống mục tiêu và chỉ tiêu
- Hệ thống báo cáo thực hiện
CƠ CHẾ QUẢN TRỊ CÔNG TY
KPIs – KEY PERFORMANCE INDICATORS LÀ GÌ?
KPIs là một bộ công cụ đo lường kết quả hoàn thành công việc coosy yếu, đồng thời qua đó hiển thị được sự tiến bộ của cả công ty trong việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của công ty. Nói một cách khách, các chỉ số KPIs chỉ ra cụ thể rằng liệu tổ chức có đạt được các mục tiêu của mình trong một khung thời gian cụ thể hay không.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ CHỌN ĐÚNG KPIs?
Các KPIs mà doanh nghiệp lựa chọn để theo dõi phụ thuộc hoàn toàn vào các mục tiêu của doanh nghiệp đó. Trước tiên, doanh nghiệp hãy tự hỏi mình muốn đạt được điều gì? Tiếp theo, doanh nghiệp cần xem xét làm thế nào chúng ta có thể đo lường sự tiến bộ hướng đến mục tiêu đó? Theo cách đó, với mỗi KPI được chọn, vấn đề còn lại là thiết lập thước đo để đánh giá mức độ tiến bộ trong việc hoàn thành mục tiêu tương ứng với KPI đó hoặc ngược lại là sự chậm trễ trong việc hoàn thành mục tiêu.
Một vài KPIs phổ quát có thể tham khảo
I. Khía cạnh tài chính
- Tổng tài sản
- Tổng tài sản/ nhân viên
- Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản
- Tỷ suất sinh lời trên tài sản thuần
- Doanh thu/ Tổng tài sản
- Lãi gộp
- Thu nhập thuần
- Lợi nhuận trên mỗi nhân viên
- Doanh thu
- Doanh thu từ các sản phẩm mới
- Doanh thu trên mỗi nhân viên
- ROE
- ROI
- EVA
- Cổ tức
- Tổng chi phí
- Xếp hạng tín dụng
- Nợ
- Nợ trên vốn
- Khả năng thanh toán lãi vay
- Vòng quay các khoản phải thu
- Số ngày lưu kho bình quân
- Hệ số vòng quay tồn kho
- Số ngày nợ phải trả bình quân
II. Khía cạnh khách hàng
- Sự hài lòng của khách hàng
- Lòng trung thành của khách hàng
- Thị phần
- Các than phiền của khách hàng
- Các than phiền được giải quyết từ lần đầu tiên
- Thời gian phản hồi bình quân cho mỗi khách hàng
- Tổng chi phí khách hàng
- Khách hàng bị mất
- Tỷ lệ giành được khách hàng
- Tỷ lệ doanh thu từ khách hàng mới
- Số lượng khách hàng
- Doanh thu bình quân hàng năm trên mỗi khách hàng
- % chi phí marketing
- Nhận diện thương hiệu
- Tỷ lệ phản hồi
- Doanh thu trên từng kênh
- Chi phí dịch vụ khách hàng trên từng khách hàng
- Lợi nhuận khách hàng
- Tỷ lệ phản hồi
III. Khía cạnh quy trình nội bộ
- Giao hàng đúng hẹn
- Tiến độ giao hàng bình quân
- Vòng quay hàng lưu kho
- Chi phí cho R&D
- % sản phẩm mới/ tổng sản phẩm
- Lượng hàng thiếu hụt
- Thời gian phản hồi yêu cầu khách hàng
- % hàng lỗi
- CSDL khách hàng sẵn có
- Thời gian hòa vốn
- Các yêu cầu bảo hành
- Giảm lãng phí
- Tần suất hàng mua bị trả lại
- Thời gian chết máy
- Tận dụng không gian
- Hoạch định chính xác
- Giới thiệu sản phẩm mới
- Sự phát thải
- IRR trên các dự án mới
- Sự cải thiện thời gian chu trình
- Thời gian để tiếp thị sản phẩm mới
- Các yêu cầu bảo hành
- Tuổi thọ trung bình của các bằng sáng chế
IV. Khía cạnh học hỏi và phát triển
- Thâm niên bình quân
- % nhân viên có bằng cấp chuyên môn
- Tỷ lệ vắng mặt
- Tỷ lệ thay thế nhân viên
- Tai nạn lao động
- Hệ số đa dạng
- Xếp loại giao tiếp bội bộ
- Năng suất của nhân viên
- Số giờ đào tạo bình quân
- Tỷ lệ đạt các mục tiêu cá nhân
- Sự vi phạm đạo đức
- Việc quản lý kiến thức
- % nhân viên có máy tính
- % nhân viên truy cập mạng nội bộ
- Sự phát triển thuật lãnh đạo
- Hoạch định truyền thông nội bộ
- Sự hài lòng của nhân viên
- Sự tham gia của nhân viên vào các hiệp hội chuyên môn hoặc thương mại
- Số nhân viên được đào tạo chéo
- Số đề xuất, sáng kiến của nhân viên
NHỮNG NỘI DUNG CĂN BẢN QUY CHẾ CỦA BỘ PHẬN
- Tên (chính thức) của bộ phận
- Mục tiêu của bộ phận
- Chức năng của bộ phận
- Trách nhiệm của bộ phận
- Quyền hạn của bộ phận
- Nghĩa vụ của bộ phận
- Cơ cấu tổ chức của bộ phận
- ——
- Quy định về các bộ phận trực thuộc (nếu có)
- Mối liên hệ với các bộ phận liên quan
- Những nội dung quan trọng khác
QUY TRÌNH THIẾT LẬP CƠ CẤU TỔ CHỨC
- Thiết lập mục đích và mục tiêu cho tổ chức
- Xác định những lựa chọn chiến lược cho tổ chức
- Xây dựng hoạt động để hoàn thành mục tiêu
- Tập hợp các hoạt động cùng chức năng để hình thành các đơn vị công việc (bộ phận chức năng)
- Thiết lập các vị trí chức danh trong các bộ phận
- Bố trí nhân sự phù hợp vào các vị trí chức danh
- Trao quyền hạn và trách nhiệm phù hợp
- Vận hành, kiểm tra và điều chỉnh
Góc nhìn từ chuyên gia…
- Khi công ty nhỏ hay mới thành lập, nên lấy nguyên tắc con người đi trước, công việc theo sau/ bố trí việc theo người;
- Khi công ty có quy mô, nên theo nguyên tắc “Jobs well done”/ bố trí người theo mục tiêu công việc (công việc đi trước);
- Quan trọng là cơ chế kiểm soát để quản trị rủi ro nhưng phải đảm bảo tối ưu hiệu quả
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chính là công cụ để phân công phân nhiệm cho từng cá nhân, có 2 loại bản mô tả công việc:
- Bản mô tả công việc chức danh
– Là bản mô tả công việc được biên soạn cho từng vị trí chức danh
– Có thể có nhiều nhân viên cùng 1 vị trí chức danh
– Cụ thể:
- Mô tả vị trí
- – Chức danh công việc – bộ phận làm việc
- – Cấp trên trực tiếp
- Mô tả công việc
- – Mục tiêu công việc
- – Trách nhiệm
- – Nhiệm vụ
- – Tiêu chuẩn công việc
- – Quyền hạn, phạm vi ra quyết định
- Mô tả quan hệ
- – Với các nhân viên cùng bộ phận
- – Với các nhân viên, phòng/ ban bên ngoài bộ phận
- Các yêu cầu năng lực: Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách,…
- Chữ ký: Người phụ trách và cấp quản lý trực tiếp
- Bản mô tả công việc đích danh
– Là bản mô tả công việc chức danh đã được điều chỉnh phù hợp với thực tế của từng nhân viên đảm nhận vị trí chức danh đó.
– Luôn gắn với tên nhân viên và chữ ký của nhân viên và người quản lý trực tiếp
– Cụ thể:
- Mô tả vị trí
- – Chức danh công việc – bộ phận làm việc
- – Tên nhân viên – Mã số
- – Cấp trên trực tiếp
- Mô tả công việc
- – Mục tiêu công việc
- – Trách nhiệm
- – Nhiệm vụ
- – Tiêu chuẩn công việc
- – Quyền hạn, phạm vi ra quyết định
- Mô tả quan hệ
- – Với các thành viên cùng bộ phận
- Với các nhân viên, phòng/ ban bên ngoài bộ phận
- Các yêu cầu năng lực: Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách,…
- Chữ ký: Người phụ trách và cấp quản lý trực tiếp
THIẾT LẬP KPIs CHUẨN
- 7 ± 2
KHI NÀO DOANH NGHIỆP CẦN CẬP NHẬT/ ĐIỀU CHỈNH BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC?
- Hiệu quả
- Khách hàng
- Nhân sự
- Quan điểm kinh doanh của người đứng đầu thay đổi
TÓM TẮT NHỮNG CÂU NÓI HAY TRONG MÔN HỌC
Quyền hạn phải đi liền với việc chịu trách nhiệm
Viết không được nhưng nói ra thì rất OK
Đẻ ra cấp trung phải cho họ đất dụng võ
